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「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」
個人的にタスク管理の1つの手法であるGTDの考え方は気に入っていて、仕事でもプライベートでもやりたい事や・やるべき事、その他諸々の仕事をごっそりインボックスにまとめて、それをカテゴリー分けして期限をきって処理したいと感じていました。
最近では会社での仕事に加えて個人的な仕事も多くなり、やる事・やりたい事がどんどん増えていき、頭の中で管理するのは非常にリスキーになってきました。「そろそろタスク管理だ・・・」と嘆く私に以下の記事が目に入ったのです。
【2015年版】無料のタスク管理ツールBest15 | jMatsuzaki
個人的にはタスクをガツッと一箇所のツールにまとめて、そこに期限をきって毎日やるべきことが明確となっていることが理想です。そうです基本的にはGTDに則る方法です。
そこでNozbeかTodoistのどちらかで迷ったのですが、Nozbeは日本語が弱いのと有料ということで、基本無料で活用できて日本語にしっかり対応しているTodoistを使うことに決めたのです。実際使ってみてこのTodositがものすごい便利だったので、今日やる事がしっかりわかりたい・Todo管理をしたい人には非常におすすめです。
Todoist7つの良いところ
私自身今までタスク管理ツールを試してこなかったわけではないんです。ToodledoやRemember The Milkあたりに手を出してはしっくりこないで使わなくなった過去があります。
以下にTodoist7つの良いところをまとめますが、恐らく今まで使ってきたツールにはその7つの何かが欠けていたというわけです。
それではTodoistの何がいいのかを書きましょう。
1.まず無料なところ
まず無料なんですよ。無料。タダより安いものなんてないなどと言われますが、基本機能が無料でぶっちゃけ無料版の機能だけで今日やるべきTodoはしっかりわかって、しっかり処理できます。
なお有料のプロプランも用意されていて、年額3,399円。1日9円となります。1日9円ということは蒲焼さん太郎より安いことになりますね。
現在1ヶ月のお試しでプロプランを活用させてもらっております。個人的にはタスク1つ1つに記述できるメモ機能と、過去に処理したタスク履歴機能の2つをが気に入っているのでプロプランを続行しようかどうか物凄い迷っております。蒲焼さん太郎をとるかTodoistをとるかということですね。
2.UIやヘルプが日本語でしっかり書かれているところ
海外のTodo管理アプリ・タスク管理アプリの場合、メニューやヘルプ、ブログが全て英語になっていたりと私のように語学に乏しい人間には少し抵抗感があります。
Todoistはポルトガルの会社ではあるのですが、メニューやヘルプ、ブログが全て日本語になっております。Todoist日本というTwitterアカウントも準備されていて日本人にすごい優しいのです。おもてなし感半端ないのです。
そもそもの使い方で困ったときに公式のヘルプやブログで解決できるのは、日本人として非常にうれしいし便利です。
▼タスクの追加する部分もしっかりすべて日本語対応！
3.さまざまなデバイスに対応しているところ
個人的に基本全てWEB上で管理したいので、PCではWebブラウザで、スマホではアプリでタスク管理ができればそれで良いです。
PCでは私はChromeで使用していますが、もちろん普通にタブでTodoistにアクセスして開いてToDo管理をしても良いですし、Chromeの拡張機能で1ボタンでタスクを見て、チェックをするでもよいです。またGmail用の拡張もあるのでGmailを開いている時に常に右下にTodoistを表示することも可能です。
またスマホではiPhone用にもAndroid用にも公式のアプリがリリースされていますので、片手で今日のやること・やりたいことを一元管理できます。
他にも私は使っていませんがWindows用のインストール型のアプリなど、様々なデバイスに対応しております。
4.GTD的なタスク管理に合っているところ
GTD（Getting Things Done）というタスク管理方法がありますが、他の管理方法をよく知らないということもありますが、基本私はこのやり方に沿ってタスクを管理したいと考えています。
超簡単に要約すると以下のようなタスク管理手法です。
収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
まず公私関係なくやるべきこと・やりたいことをInboxに集めて、GTDの場合では周期的にInboxから処理や整理を行っていたかと思いますが、私は基本思いついてすぐ処理できないときにだけInboxにタスクを貯めておきますが、基本はリアルテイムでそのタスクをプロジェクトに分けて、期限を設定します。
1日で終わらない作業については、1日で終わるように細分化して登録して期限を設定し、基本は今日のタスクから近日中のタスクが一覧で見えるようにしています。
Todositは最初からInboxが用意されており、アプリやショートカットボタンから急いでタスクを追加すればまずInboxに登録されるようになっていますし、そこから期限やプロジェクトへの移動も容易なので気に入っています。
▼今日やることが一発でわかります。今ブログを書いているのが23時19分。あと5タスク。うん、無理。
5.繰り返し処理の登録がやりやすい
どうせタスクを管理するのであればルーチン化したい作業もすべてタスク管理ツールに登録して、自分がプログラミングされたロボットのようにツールだけを見ればやるべきことが明確になっているべきでしょう。
爪切りや日用品の購入、メールの返信、薬の服用。また習慣化したい作業もあるでしょう。例えば筋トレ、ランニング、読書などなど。
こういった作業はタスク管理ツールに登録して、それを見て行動に移していくことが効果的です。
Todoistでは繰り返し処理のやり方がすごい楽。日本語にもしっかり対応しているので、例えば「毎月1日」とか「毎週金曜日」とか。
あと結構めんどくさそうな「9月1日月曜日から2か月に1回」とか。そんな登録も可能です。私は髪につけるワックスが2か月くらいでなくなるので、こういった登録方法は重宝しています。
6.操作が直感的でわかりやすい
タスク管理ツールを色々触ってみると小難しい機能を搭載することによって、直感的に操作ができないことも多々あります。
タスク管理をするために時間をかけるのは個人的には本末転倒だと思うので、私はできるだけ直感的にわからないことを調べるようなことがないようなものを選択したいと考えています。まぁ調べるときも日本語でヘルプがあって楽なのが良いところでもあるのですが。
基本Todoistでは
といった主要な機能は直感的に操作ができます。なのでタスクを管理するための管理時間が可能な限り少なくなって便利。これすごい便利。
7.なんかよくわからないけどカルマというやつを貯めたくなる
なんだかよくわかりませんが、カルマという数値が自動的に計算され続けています。Todoistでのカルマとは生産性を数値化したもので、どんどんタスクを消化していけばあなたのカルマはどんどん高くなり、まだやったことがないですが消化しないとどんどん減っていくのだと思われます。そうなりたくないものです。
▼私のカルマがどんどん上がっていきます。
▼カルマを貯めていくと褒められます。
レベルを上げるといった感じのゲーム要素ですね。これ単純なんですが意外をこのカルマを貯めようとがんばる自分がいます。
複雑なタスク管理ツール、英語のタスク管理ツールで諦めた経験がある方はTodoist
今までタスク管理が必要だと感じたことがない方は無理してタスク管理をする必要はないかと思いますが、1度でもタスク管理をしてみたいと感じて、何かしらのツールを使ってみて諦めた経験がある方はぜひこのTodoistを使ってみてはどうでしょうか。
基本無料なのでとりあえず試してみるという形でもよいと思います。
例えば最近言われた仕事をやり忘れていた。やりたいことがあるけれどいつもなんだっけと思い出してから行う。そんな方にもおすすめです。
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