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こんにちは柬理（かんり）@keikanriです。

作業に対してチェックリストを作成していますか？
チェックリストを作る事には素晴らしい利点があります。

大きな利点としては以下の様なものです。

１．個人で実施する作業の場合でも作業の漏れを防ぐ事ができる
２．誰かに作業を依頼する時にスムーズな引継ぎが可能となる

私が会社で行っている仕事は日時で翌日分のチェックリストを作成し、オペレーターへと
引継ぐ事を主な業務としています。

その中でもやはり引き継ぎミスはいつでも起こるものです。
これに対してどれだけ使いやすいチェックリストを作れるか常に改善を行っています。

その為、今回は特に上記利点の２番「誰かに作業を依頼する時にスムーズな引継ぎが可能となる」に
重きを置いた注意点を３つご紹介致します！！

１．必要最低限なオペレーション項目のみを記載する

私もオペレーションに対する様々な情報が全てチェックリストに含まれていると
いいと思っている時がありました。

しかし、引き継がれる側とどうすればミスが少なくなるかを話す中で
以下の様な情報は不要である事がわかりました。

・手順がＮＧであった際の対応方法
・「Enterボタンを押下する」などといった冗長な文章
・作業内容の説明的な文章

よくチェックリストを作る際にいわれる事が誰でもできるオペレーションまで落とし込んで記述する事とあります。

これに囚われて説明的な文章や万が一にＮＧになってしまった時の対応方法などを全て記述してしますと情報が積み込まれ見にくく、作業する側としてもウンザリしてしまうチェックリストとなってしまいます。

２．オペレーションの補足情報は一箇所に纏める

これは１番で述べている事と矛盾してしまう様に感じられますが、やはり直接オペレーションに関係はない補足的な情報というものはあります。

例えば

・作業の概要「例：××端末の再起動方法　など」
・ページ数／ページ総数（紙媒体で実施する時に作業漏れを防止する為に必要となります。）
・作業ＮＧ時に参照するべき情報
　（ここでは１つ１つの説明的な文章ではなく、参照するべき情報が書いてある
　　HPなどの情報のみを記載する）

っといった情報になります。
基本的に人間の心理上、こういった情報をチェックリスト上部に記載しておく事が望ましいでしょう。

このような情報を一箇所にまとめておかない場合（例えばページ数／ページをフッダーに置く）、オペレーション以外に必要となる情報が点在し、スムーズなオペレーションの妨げとなる事でしょう。

３．オペレーションした時間が書き込めるフォーマットとする

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作業の開始、終了や時間を取得しておきたいオペレーションタイミングの際に時間を書き込める欄を作成しておくべきです。

これを行う事で後々の改善や様々な統計分析のINPUTにする事ができます。

時間を書き込めるフォーマットとせずに引き継がれる側に「開始終了時間をチェックリストに適当に記載しておいてください」っと口頭で伝えても絶対に漏れます。経験上絶対に漏れます！！

キチンと時間取得が必要な部分に書き込める様な箇所を事前に設けておく事が重要です。

最後に

細々とした部分で言えばもっとこうした方がいい！！
っといった部分は沢山あるのですが、今回は基本となる３つをご紹介しました。

１度今あるチェックリストと比較してみて、もし上記の内容が含まれていない様でしたらぜひ試してみてください。