納期は仕事の上で必ず必要だけど、量と質が大事

最近はコワーキングスペースなど家で仕事や作業をするようにしています。理由は「家で仕事ができるのがコスト面を考えてもベストであろう」という考えからです。コワーキングスペースなどを利用するにもお金がかかりますし、何より移動時間がお金的にも時間的にもコストだなと思うのです。

しかしこれが困ったことに家で作業をすると思いの外サボります。私だけでしょうか、いいえそんなことはないはずだ。オフィスに行けば誰かの目があるのである程度サボることを抑圧できます。しかし家では誰かの目もないので、自分をどれだけコントロールできるかが鍵になってきます。

そこで自分をコントロールするために何が必要か。タスク管理や記録も大切ですが、私は「納期」もこの必須項目だと思います。

やりたいことでも納期がなければサボる

さらに言うと納期と他人を紐付けるといいなと感じてます。自分1人でやりたいことの場合、これは完全に自分に紐付きます。自分に納期が紐付いている場合は、先送りしても最悪やらないで過ごしても誰も困りません。

こうなってくると不思議なもので少なくとも私はサボります。「あ、あれやらないとなー」とは意識の水面下でうごめくのですが、サボるのです。多分理由は「誰も困らないから」というのと、もしかすると「やってうまくいかなかったらどうしよう」という恐怖心もあるでしょう。

その為に誰かを巻き込んだり、友人とプロジェクトを推進します。これがサボりやうまくできないかも恐怖症を打破して作業をこなす推進力となります。この際に納期とこの人が関連しているという意識があると「他人に迷惑はかけられない」「この人と仕事したいから」と納期意識もより高くなります。

「他人」と「納期」が絡みすぎて無駄な作業、やりたくない仕事で納期に追われるのは良くないですが、仕事が良い方向に動くのであればやりたい事や自分の好きなことであったとしても、納期と他人を紐付けるのは効果的じゃないかと思うんです。

とりあえず納期がないと私はサボります。盛大にサボります。2時間の映画とか余裕で見ます。プライム会員ですからねなんたって私は。

納期は大事だけど量が多すぎるとMPが足りない

この「納期」は凄い大事なのですが、量が多すぎるとMPが足りません。MPとは以前何かの記事で読んで「あぁ！あるある！」と腑に落ちたのですが、まさにRPGにおけるMPのことです。HPとMPがあり、HP（ヒットポイント）は体力です。MP（マジックポイント）はRPGでは魔法を使うためのポイントです。

現実に照らし合わせるとHP（体力）がなくなったらもちろん仕事はできません。24時間起きている状態、24時間何も食べていない状態、38度の熱がある状態などそんな時ですね。しかし体力があってもMPがない状態でも同様に何もできません。例えば意志力の使いすぎや、やることに追われている、精神的に落ちてしまっている状態はMPがない状態で、同じく仕事が手につかないことがあります。

私も以前の職場で納期に追われたり、大量の依頼や問い合わせを処理していたことがある時に「MPが足りない」という状態が多くありました。納期の量が多すぎるとMPを大量に消費します。納期はもちろん大事ですが、1人で処理できる量は決まっているのです。

納期は大事だけど質が低いとMPが足りない

そして納期の適切な量も大事ですが、納期は質も非常に大事です。例えばとある作業は本来3人日必要ですが2日後に設定されている。しかし現実にこんなことはよく起こります。

これは1つのタスクならまだどうにかなりますが、こういった甘い見積もりの作業が5つ6つと増えていけば増えて行くほどにどうにもならない状態になります。頑張っても間に合わない。いや頑張ろうにもその状態がどんどんMPを消費して何も手につかない状態となります。これも以前私に起きた事象で、本当に風邪など何も体に悪いところはないのに、作業のスピード・質が以前より落ちていました。レベル下がってるがな！と自分を責めたりもします。

こういった作業の見積もりは記憶に頼ってもできません。例えば以下の作業を実施する前に見積もってみて、実際に何分かかったか計算してみては如何でしょうか？

シャワーを浴びる

目玉焼きとお味噌汁を作る

皿洗いと掃除機をかける

未開封のメールに目を通して必要があれば返信する

恐らく見積もった時間と異なる結果になるでしょう。例えば最後の「未開封のメールに目を通して必要があれば返信する」なんてタスクは、毎日受信するメールが違うので見積もれない！という反論はあるかと思いますが、毎日の記録がもしあればそこから平均値を出すことはできます。多くの記録から計算された平均値であれば、大きく結果と異なることも少ないでしょう。

私の場合はパソコンでもスマホでも操作可能なクラウド型のタスク管理ツール「TaskChute Cloud」を利用し毎日の仕事の記録を取得しています。

記録を取ることで、作業見積もりの精度を向上させています。

最終的にはこの精度の高い見積もりをベースにした程よい数の「納期」を設定できれば、自分が高パフォーマンスで仕事ができるのでしょう。納期は嫌いでしたがどうやら必要らしいので、これからも納期は設定します。しかし質と量には気をつけて。